Buchhaltung ohne Schlüsselperson: läuft sie weiter, wenn einer geht?
Buchhaltung ohne Schlüsselperson heißt: Jeder wiederkehrende Ablauf läuft weiter, auch wenn die eine eingearbeitete Person fehlt. Wie weit ein Betrieb davon entfernt ist, zeigt ein einziger Monatsabschluss, den die Vertretung ohne Rückfrage ausführt.
Der gesetzliche Maßstab ist personenunabhängig formuliert: Die Abgabenordnung stellt auf einen sachverständigen Dritten ab, nicht auf den Kollegen, der seit zwölf Jahren dabei ist.
Ich bin Finanzbuchhalter und komme meist ins Haus, wenn die Stelle leer ist. Dann sehe ich, was nur in einem Kopf lag.
Buchhaltung ohne Schlüsselperson: was der gesetzliche Maßstab verlangt
Der Wortlaut von § 145 Absatz 1 Satz 1 AO:
“Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.”
Für Kaufleute steht dieselbe Anforderung fast wörtlich in § 238 Absatz 1 Satz 2 HGB. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, kein Gesetz. Sie verlangen zusätzlich eine Verfahrensdokumentation, die ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
Personenunabhängigkeit steckt damit in der Beschreibung ordnungsmäßiger Buchführung. Kommt eine zweite Person durch den Abschluss, ohne die erste zu fragen?
Keine dieser Vorgaben schreibt allerdings eine Vertretungsregelung, eine Zugangsliste oder einen Test vor. Ob eine Buchführung den Maßstab erfüllt, beurteilen im Streitfall Finanzverwaltung und Gerichte. Dieser Beitrag ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Warum das Wissen in einem Kopf landet
Prozesse wachsen mit dem Unternehmen, und jeder Sonderfall wird beim ersten Mal mündlich gelöst. Das Aufschreiben bekommt danach keinen Termin, weil es keine Frist hat. Fristen haben die Abgaben, nicht die Dokumentation. Nach einigen Jahren liegt der Unterschied zwischen “läuft” und “steht” bei einer Person.
Wie lange dieser Zustand trägt, entscheidet der Arbeitsmarkt. Der DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 wertet die DIHK-Konjunkturumfrage Herbst 2025 mit fast 22.000 antwortenden Unternehmen aus. Danach können 44 Prozent der Unternehmen mit 20 bis 199 Beschäftigten offene Stellen zumindest teilweise nicht besetzen, bei 200 bis 999 Beschäftigten 47 Prozent. Gesamtwirtschaftlich sind es 36 Prozent. Eine Buchhaltung ohne Schlüsselperson ist damit eine Frage der Reichweite: Sie entscheidet, wie viele Monate sich überbrücken lassen.
Der Vertretungstest im Monatsabschluss
Sechs Schritte im laufenden Abschluss.
- Der Termin ist ein regulärer Monatsabschluss. Kein Quartalsende, kein Jahreswechsel.
- Die Vertretung führt aus, die Stammkraft bleibt im Haus. Sie antwortet nicht spontan, sondern notiert die Frage.
- Vorbereitet wird nichts. Ohne Sonder-Übergabe am Vortag misst der Test den Normalzustand.
- Jede Rückfrage kommt mit Uhrzeit und Stichwort auf eine Liste. Ein Protokoll braucht es nicht.
- Nach zwei Stunden an derselben Stelle gibt die Stammkraft die Antwort frei, der Punkt bleibt auf der Liste. Die zwei Stunden sind mein Erfahrungswert, keine Studie.
- Ausgewertet wird am selben Tag, sortiert nach Typ der Rückfrage statt nach Reihenfolge.
Bei der Finanzleitung liegt der Aufwand bei rund einer Stunde für Termin und Regeln, dazu eine weitere für die Auswertung am selben Abend, zusammen rund zwei Stunden.
Der Test ist keine Leistungskontrolle der Stammkraft. Gemessen wird die Spur, die Unterlagen und Systeme hinterlassen. Wer den Zweck vorher erklärt und der Stammkraft die Liste zuerst zeigt, nimmt dem Termin diesen Beigeschmack.
Vier Typen von Rückfragen, vier erste Schritte
Fast alle Fragen fallen in vier Gruppen. Die Einteilung ist meine eigene, aus Mandaten abgeleitet, sie stammt aus keinem Standard.
| Typ der Rückfrage | Dahinter steckt | Erster Schritt | Aufwand |
|---|---|---|---|
| ”Wo finde ich das?” | Ablage, Zugang, Berechtigung | Zugangsliste je System, zweiter Name | Tage |
| ”Wie buchen wir das?“ | ungeschriebene Kontierungsregel | Kontierungsrichtlinie für wiederkehrende Fälle | Tage |
| ”Wer gibt das frei?“ | ungeklärte Zuständigkeit | Verantwortlicher und Vertreter je Abschlussschritt | Tage |
| ”Warum ist das so?“ | historische Absprache mit Kunde, Lieferant, Behörde | Sonderfall-Liste mit Datum, Beteiligten, Grund | Wochen |
Die Spalte Aufwand ist meine Einschätzung, keine Erhebung. Die vierte Gruppe ist die teure: Absprachen, die niemand aufgeschrieben hat, rekonstruiert ein Nachfolger nicht, er verhandelt sie neu. Wie sich Verantwortlicher und Vertreter je Schritt festhalten lassen, steht im Beitrag zu den Verantwortlichkeiten im Monatsabschluss.
Aus einem Mandat: die Liste war kürzer als erwartet
Eine Elternzeit war mit vier Monaten Vorlauf angekündigt, die Nachbesetzung noch offen. Handel, rund 200 Mitarbeiter, DATEV.
Am Abend standen gut zwei Dutzend Rückfragen auf der Liste, meine Zählung, gerundet. Etwa zwei Drittel gehörten zur ersten Gruppe, Ablage und Zugänge. In der Woche darauf habe ich eine Zugangsliste mit einem zweiten Namen je System gebaut und die fehlenden Berechtigungen beantragt. Beim nächsten Abschluss war diese Gruppe leer.
Übertragbar ist nicht die Zahl, sondern die Reihenfolge: erst die Zugänge, dann die Regeln, dann die Sonderfälle. Beginnt die Arbeit mit der großen Verfahrensdokumentation, vergehen Monate bis zum ersten Ergebnis. Warum ich lieber früh etwas Funktionierendes hinstelle, steht im Beitrag zur 80-Prozent-Lösung. Ob das auf eine Fertigung mit Konzernberichterstattung passt, weiß ich nicht.
Wo der Test an seine Grenzen kommt
Der Test kostet einen Abschluss, der langsamer läuft. In meinen Mandaten sind es Stunden, nicht Tage, an einem selbst gewählten Termin. Der ungeplante Fall liefert dieselbe Liste an einem Tag, an dem niemand Zeit hat. Welche Fristen dann zuerst eng werden, zeigt der Beitrag Buchhalter weg, gesetzliche Fristen.
Was er nicht leistet: Über die sachliche Richtigkeit der Buchungen sagt er nichts. Ein Nachweis gegenüber der Betriebsprüfung ist er ebenfalls nicht, denn er ist in keiner Norm vorgesehen.
Fazit
Der Maßstab für eine Buchhaltung ohne Schlüsselperson ist alt und knapp: Ein sachverständiger Dritter findet sich in angemessener Zeit zurecht. Den Abstand dorthin klärt ein Abschluss, kein Projekt. Sortiert nach den vier Typen zeigt die Liste, was in Tagen erledigt ist und was Wochen braucht.
Der erste Schritt ist kein Politikum: keine Ankündigung nach außen, keine Entscheidung über Personal. Er ist ein Termin im eigenen Kalender: ein regulärer Abschluss, zwei Beteiligte, eine Liste, die im Haus bleibt. Die Sonderfälle lassen sich am leichtesten festhalten, solange die Person noch da ist.
Häufige Fragen
Was bedeutet Buchhaltung ohne Schlüsselperson?
Dass jeder wiederkehrende Ablauf von einer zweiten eingearbeiteten Person ausgeführt werden kann, ohne die erste zu fragen. Nicht, dass jeder alles kann, sondern: für jeden Schritt ein zweiter Name, die Informationen in einer Datei statt im Gedächtnis.
Welches Gesetz verlangt eine personenunabhängige Buchführung?
§ 145 Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung verlangt, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Fast wortgleich gilt das für Kaufleute nach § 238 Absatz 1 Satz 2 HGB. Eine Vertretungsregelung schreibt keine der beiden Vorschriften vor.
Wie lange dauert ein Vertretungstest in der Buchhaltung?
Er läuft in einem regulären Monatsabschluss mit. Für die Finanzleitung sind es rund zwei Stunden.
Reicht eine Verfahrensdokumentation aus, um die Vertretung zu sichern?
Für die eingesetzten Systeme fordern die GoBD sie ohnehin. Sie beschreibt, wie die Prozesse laufen sollen. Der Test zeigt, wo die Praxis von dieser Beschreibung abweicht. Beides zusammen ergibt ein vollständiges Bild, die Dokumentation allein nicht.
Was tun, wenn es in der Buchhaltung gar keine Vertretung gibt?
Dann ist das bereits das Ergebnis, der Test entfällt. Der erste Schritt ist dann eine zweite Person, die die Abschlussarbeiten einmal begleitet: jemand aus dem Controlling, aus der Kreditorenbuchhaltung oder eine externe Kraft auf Zeit.
Über den Autor
Dennis Kulla ist selbständiger Interim Buchhalter und entlastet kaufmännische Leitungen und Finanzverantwortliche im Mittelstand, wenn die operative Buchhaltung wegbricht. Er übernimmt laufende Buchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Monatsabschlüsse und Jahresabschlussvorbereitung und hinterlässt danach Strukturen, die ohne ihn laufen. 12 Mandate bei zehn Unternehmen seit 2020.
Buchhaltung unbesetzt oder im Rückstand?
Der erste Schritt ist ein Erstgespräch, 30 Minuten, kostenlos. Darin klären wir, welche Fristen als Nächstes fällig sind und welche Arbeit ich davon übernehme. In Woche 1 brauche ich von Ihnen rund zwei Stunden, die Zugänge und die letzten Abschlussunterlagen. Danach steht der Umfang schriftlich. Schreiben Sie mir an [email protected], ich melde mich kurzfristig zurück, oder buchen Sie das Erstgespräch direkt.
Danach, kein Muss: Prozesse anschauen und Strukturen hinterlassen, die ohne mich laufen. Der zweite Schritt, wenn die Lücke gefüllt ist.
Kurzprofil: Finanzbuchhalter für Interim-Einsätze. Laufende Buchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Monatsabschluss, Jahresabschluss vorbereiten. DATEV. Remote bundesweit oder vor Ort. Vollzeit im Projekt, mehrere Mandate parallel möglich.