Als Finanzbuchhalter halte ich Ihre Buchhaltung stabil und übergebe sie so, dass sie ohne mich weiterläuft.

Diese Frage habe ich mir 2011 zum ersten Mal gestellt, bei der LeitOn GmbH. Ich war Buchhalter, und ich machte jeden Monat dieselben Handgriffe. Dieselbe Kontenklärung, dieselben Listen, dieselben Abstimmungen. Irgendwann dachte ich: Wenn ich jeden Monat das Gleiche tue, dann tue ich etwas falsch. Nicht in der Buchung, sondern im System dahinter.

Die meisten Menschen wollen sich unentbehrlich machen. Ich wollte das Gegenteil. Mein Ziel war eine Buchhaltung, die ohne mich genauso läuft wie mit mir. Eine, bei der ich am Monatsende nicht gebraucht werde, weil alles dokumentiert ist und jeder im Team weiß, was zu tun ist. Das klingt nach einem schlechten Geschäftsmodell. Es ist das Beste, das ich habe.

Wenn ich jeden Monat das Gleiche tue, dann tue ich etwas falsch. Nicht in der Buchung, sondern im System dahinter.

Damals fing ich an, meine eigene Arbeit zu standardisieren. Erst mit Vorlagen und Checklisten, dann mit sauber konfigurierten Importschnittstellen in DATEV. Später kamen VBA-Makros in Excel dazu. Ich nenne mich seitdem manchmal den Buchhalter, der programmiert. Das ist kein Spruch. Es ist die ehrlichste Beschreibung dessen, was ich tue: Ich schaue mir einen Prozess an, ich verstehe ihn, und dann baue ich ihn so um, dass er mich nicht mehr braucht.

Aus dieser Haltung ist eine zweite Frage gewachsen, die ich heute in jedes Mandat mitnehme: Was muss ich tun, damit ich es nicht noch einmal tun muss? Sie klingt ähnlich, meint aber etwas anderes. Die erste Frage richtet sich an die Struktur. Die zweite an jede einzelne Aufgabe. Eine Routine wird einmal sauber gemacht, dokumentiert und übergeben. Danach läuft sie ohne mich.

Genau hier liegt das eigentliche Produkt. Viele denken, ich liefere Monatsabschlüsse oder aufgeräumte OP-Listen. Das stimmt, aber es ist nur das Sichtbare. Was ich wirklich liefere, ist die Übergabe. Ein Mandat endet bei mir nicht mit dem letzten Buchungssatz, sondern mit einem schriftlichen Ordner. Darin steht jede wiederkehrende Tätigkeit als Ablauf, mit Konten, Frequenz, Zuständigkeit und der Frage, wer informiert wird, wenn etwas auffällt.

Überflüssig zu werden ist hier kein Risiko. Es ist das Erfolgsmaß.

In den Jahren danach habe ich gelernt, dass dieses Prinzip in jeder Größenordnung funktioniert. Bei der GHT Mobility, der Gesellschaft hinter CleverShuttle, habe ich ein zehnköpfiges Team aufgebaut und genau so geführt: Jeder Handgriff sollte irgendwann ohne Nachfrage laufen. Der Monatsabschluss kam zwölf von zwölf Mal pünktlich, die Fehlerquote fiel von zehn auf zwei Prozent. Bei der Johannesstift Diakonie, 11.400 Mitarbeitende, habe ich den Personalaufwand in der Kontenklärung halbiert. Dieselbe Logik, nur ein anderer Maßstab.

Seit 2020 bin ich selbstständig, ein Dutzend Mandate bei zehn Unternehmen. Die Spanne reicht von 50 bis 11.400 Mitarbeitenden, über Branchen von Logistik bis Diakonie. Was sie verbindet, ist nicht die Größe, sondern die Frage, mit der ich komme. Sie lautet immer noch: Wie schaffe ich mich ab? Und wenn ich ein Mandat verlasse und niemand mich vermisst, weil alles weiterläuft, dann habe ich meine Arbeit gut gemacht.

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