Effizienz Buchhalter · Dennis Kulla · Berlin
Überfällige Forderungen werden älter als das letzte Geschäftsjahr, während das Mahnwesen sich selbst ausbremst. Das Forderungs-Audit macht das gebundene Geld sichtbar und liefert den Plan, der den Rückfluss in Gang bringt. Ohne neues Tool, ohne neue Stelle.
Wer das macht
Ich bin Finanzbuchhalter, kein Inkasso-Dienstleister und keine Steuerkanzlei. Als CFO-Sparringspartner mache ich sichtbar, wo Ihre Liquidität im Forderungsbestand hängt, und liefere den Plan für die Routine, die sie zurückholt. Auf Wunsch setze ich ihn danach mit Ihrem Team um. In Ihrem System, mit Zahlen statt Versprechen.
Belegte Wirkung
Beide Ergebnisse stammen aus realer Arbeit am Forderungsbestand. Nicht modelliert, nicht geschätzt. Beide entstanden in zwei Stufen: erst der Befund, dann die Umsetzung. Stufe 1 ist das Audit auf dieser Seite.
Strukturierter Mahnworkflow und konsequente Bonitätsprüfung. Aus einer Verlustquote von 5,0 % wurden 0,1 %. Die Liquidität blieb im Unternehmen, statt abgeschrieben zu werden.
Überfällige Forderungen minus 70 % in vier Monaten. Der DSO fiel von 54 auf 38 Tage, ohne neues Tool und ohne neue Stelle.
Bei ESN sank das überfällige Volumen über 30 Tage um 70 Prozent in vier Monaten. Vollständige Methodik und Kontext im Erstgespräch, soweit die Verschwiegenheit es zulässt.
Drei Regler, ein Ergebnis. Sie sehen sofort, wie viel Kapital im Forderungsbestand gebunden ist und was eine kürzere Laufzeit freisetzt. Eine Orientierung, kein Versprechen.
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Formel, offen ausgewiesen:
Tagesumsatz = Jahresumsatz / 365.
Gebundenes Kapital = DSO × Tagesumsatz.
Freigesetzte Liquidität = (DSO aktuell minus DSO Ziel) × Tagesumsatz. Liegt das Ziel nicht unter dem aktuellen Wert, ist die Freisetzung null.
Freigesetzte Liquidität bei Ihrem Ziel
438.356 EUR
Bei minus 16 Tagen DSO kommt rund diese Summe aus dem Bestand zurück.
Aktuell gebunden
1.479.452 EUR
in offenen Forderungen, heute
Bei Ziel-DSO gebunden
1.041.096 EUR
nach umgesetztem Maßnahmenplan
Im Klartext
Das sind rund 438.356 EUR Liquidität aus dem Bestand, ohne neues Tool, ohne neue Stelle. Genau das ist die Arbeit, die ein Forderungs-Audit anstößt.
Das ist gebundenes Kapital, kein zusätzlicher Gewinn. Der Effekt ist Liquidität, die Sie zurückgewinnen, statt sie über die Kreditlinie zu finanzieren.
Die Methodik
Kein Standard-Report aus der Software. Ich gehe Posten für Posten durch, prüfe die Mahnlogik im System und definiere das Reporting, das den Bestand sichtbar hält. Jeder Schritt liefert ein Ergebnis, das Ihr Team ohne Rückfrage umsetzen kann: welche Einstellung, wo, in welcher Reihenfolge.
Ich sortiere Ihre offenen Posten nach Alter, Risiko und Schuldner-Cluster.
Eine sortierte OP-Liste, aus der hervorgeht, wo Liquidität steckt und welche Posten zuerst angegangen werden.
Ich prüfe Ihre Mahnlogik im System. Hier liegen die häufigsten Lecks.
Der dokumentierte Soll-Mahnworkflow: welche Einstellung wo geändert werden muss, damit der Mahnlauf ohne tägliche Handarbeit jeden Posten zur richtigen Zeit anmahnt.
Ich entwerfe die Routine, die Ausfälle vor dem Auftrag verhindert.
Eine definierte Bonitätsroutine mit Limits und Leitfaden, bereit zur Einführung: Risiken werden vor dem Auftrag sichtbar, nicht erst in der Mahnung.
Ich definiere das Reporting, das Ihnen den Forderungsbestand jede Woche zeigt.
Ein Reporting-Konzept mit Kennzahlen, Quellen und Rhythmus: Sie sehen den Forderungsbestand laufend, statt nach dem Quartalsabschluss zu erfahren, dass etwas kippt.
Sieben kurze Fragen zeigen, wie belastbar Ihr Forderungsmanagement heute ist. Wenn Sie einen Punkt nicht sicher sagen können, ist auch das ein Befund. Am Ende ein Ampel-Ergebnis mit Einordnung. Eine Standortbestimmung, kein Urteil.
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Frage 1 von 7
Ergebnis
Logik: ein Punkt je reifer Antwort, sieben Fragen, maximal sieben. Ampel: 0 bis 2 rot (struktureller Handlungsbedarf), 3 bis 5 gelb (Stellschrauben offen), 6 bis 7 grün (stabil aufgestellt).
Ablauf und Dauer
In 30 Minuten klären wir Ihre Lage, Ihr System und das Ziel. Danach steht Ihr Angebot: bei DATEV zum Festpreis, bei anderen Systemen zum vereinbarten Stundensatz.
wenige Tage Vorlauf
OP-Analyse, Mahnstufen-Prüfung, Bonitätsroutine, Reporting-Konzept. Ergebnis ist ein schriftlicher Befund mit konkreten Schritten.
2 bis 4 Wochen
Den Maßnahmenplan setzt Ihr Team selbst um, oder ich übernehme das als eigenes Umsetzungs-Paket. Das Audit-Honorar wird dabei vollständig angerechnet, innerhalb von sechs Monaten nach dem Audit.
optional, im Anschluss ans Audit
Die Umsetzung im Detail: zur Forderungsmanagement-Umsetzung →
Akute Vakanz nach Kündigung oder Krankheit? Dann ist ein Einstieg innerhalb weniger Tage möglich, remote, gegen Aufschlag und sofern Kapazität frei ist. Das Audit liefert Befund und Maßnahmenplan. Die laufende Buchhaltung übernehme ich separat als Interim, bis die Nachfolge steht.
Verschwiegenheit
Ihre Zahlen verlassen das Mandat nicht. Drei Ebenen sichern das ab, vertraglich, datenschutzrechtlich und über das Geschäftsgeheimnisgesetz.
Eine Verschwiegenheits-Klausel ist Teil jedes Mandatsvertrags. NDAs unterzeichne ich vor Mandatsbeginn, ohne Diskussion.
Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO.
Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sind über das GeschGehG geschützt. Bei Anbindung an eine Steuerkanzlei greift zusätzlich Paragraph 203 Absatz 4 StGB für mich als Mitwirkenden.
Vorab geklärt
Bei DATEV hat das Audit einen Festpreis, den wir nach einem kurzen Erstgespräch festlegen, sobald der Umfang klar ist. Ich kenne DATEV so gut, dass ich den Aufwand sicher kalkulieren kann. Sie bekommen keine offene Rechnung. Arbeiten Sie mit SAP, Navision oder einem anderen System, mache ich das Audit fachlich genauso, dort aber zu einem vorher vereinbarten Stundensatz statt zum Festpreis, in meinem üblichen Rahmen von 110 bis 140 Euro je Stunde, weil ich den Aufwand außerhalb von DATEV nicht sicher vorab kalkulieren kann. In beiden Fällen erhalten Sie vor Beginn ein schriftliches Angebot mit definiertem Befund und Liefertermin.
Ja, auf Wunsch. Das Audit ist bewusst die Diagnose: Sie erhalten Befund und Maßnahmenplan und können damit selbst arbeiten. Wenn ich die Umsetzung übernehmen soll, etwa den Mahnprozess einrichten, Vorlagen erstellen und Ihr Team einweisen, ist das ein eigenes Paket. Bei DATEV zum Festpreis, bei anderen Systemen zum vereinbarten Stundensatz. Das Audit-Honorar wird in jedem Fall vollständig angerechnet, innerhalb von sechs Monaten nach dem Audit. Zusatzarbeiten gibt es nur nach schriftlicher Freigabe vorab und mit vertraglichem Deckel.
Dafür ist das Modell gebaut. Sie können innerhalb von sechs Monaten nach dem Audit jederzeit die Umsetzung dazubuchen, das Audit-Honorar ist dann vollständig angerechnet. Aus dem Befund wird kein verlorenes Gutachten, sondern die erste, bereits bezahlte Etappe. Fehlt intern die Kapazität, übernehme ich die Umsetzung gemeinsam mit Ihrem Team.
Bei akuter Vakanz, etwa nach Kündigung oder Krankheit, ist ein Express-Einstieg innerhalb weniger Tage möglich, gegen Aufschlag und sofern Kapazität frei ist. Ich arbeite remote bundesweit und übernehme bei Bedarf auch die laufende Buchhaltung, bis die Nachfolge steht.
Drei Säulen tragen das. Erstens eine vertragliche Verschwiegenheits-Klausel mit jedem Mandat. Zweitens ein DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Drittens das Geschäftsgeheimnisgesetz für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. In Mandaten, die an eine Steuerkanzlei angebunden sind, greift zusätzlich Paragraph 203 Absatz 4 StGB für mich als Mitwirkenden. NDAs unterzeichne ich vor Mandatsbeginn ohne Diskussion.
Nein. Ich bin Finanzbuchhalter, nicht in einer Kanzlei tätig und kein Steuerberater. Ich mache Ihre Liquidität im Forderungsbestand wieder sichtbar und arbeite Ihrer Kanzlei sauber zu. Steuerberatung und Jahresabschluss bleiben dort.
Nein. Das Audit arbeitet mit Ihrem Bestands-System, ob DATEV, SAP, Sage KHK oder Business Central. Der Maßnahmenplan ist auf das zugeschnitten, was Sie schon haben. Auch die Umsetzung danach, durch Ihr Team oder mit mir, braucht kein neues Tool, keine neue Stelle, keine Migration. Wo es sich lohnt, empfehle ich Automatisierung per VBA.
Effizienz Buchhalter GmbH, vertreten durch mich, Dennis Kulla. Gewerbliche Berufshaftpflicht aktiv. Die operative Leistung erbringe ich persönlich, keine Junior-Übergabe, kein Account-Manager als Filter.
Wer das macht
15+ Jahre Erfahrung, seit 2020 selbstständig, ein Dutzend Mandate bei zehn Unternehmen. Schwerpunkt Forderungs-Audit, Prozess-Audit und Vakanz-Interim. Die Arbeit am Forderungsbestand mache ich selbst, keine Junior-Übergabe.
Erstgespräch
Ein kurzes Telefonat reicht, um zu klären, ob ein Forderungs-Audit zu Ihrer Lage passt. Wenn nicht, sage ich das. Sie sprechen direkt mit mir, kein Vermittler dazwischen.