Forderungs-Audit: die Diagnose
OP-Analyse, Mahnstufen-Prüfung, Bonitätsroutine, Reporting-Konzept. Ergebnis ist ein schriftlicher Befund mit priorisiertem Maßnahmenplan, mit dem Ihr Team auch selbst arbeiten kann.
Zum Forderungs-AuditEffizienz Buchhalter · Dennis Kulla · Berlin
Forderungsmanagement-Umsetzung: Ihr Mahnprozess, fertig eingerichtet in DATEV.
Der Maßnahmenplan liegt vor, aber niemand hat Zeit, ihn umzusetzen? Genau dafür ist dieses Paket gebaut: Ich richte den Mahnprozess in Ihrem DATEV ein, weise Ihr Team ein und übergebe eine Struktur, die ohne mich läuft. Zum Festpreis, in 8 bis 10 Wochen.
8 bis 10Wochen bis zur Übergabe
7,5 Std.Zeiteinsatz Ihres Teams
DATEV-FestpreisZusatzarbeit nur nach Freigabe
Der Zusammenhang
Erst der Befund, dann die Umsetzung. Nichts doppelt bezahlt.
Umsetzung: der Prozess, der läuft
Blaupause, Vorlagen, DATEV-Einrichtung, Team-Einweisung, Übergabe-Doku. Kommen Sie über das Audit, wird das Audit-Honorar vollständig angerechnet, innerhalb von sechs Monaten nach dem Audit. Beide Stufen zusammen kosten Sie also nicht mehr als die Umsetzung allein. Der Festpreis der Umsetzung ist derselbe, ob Sie über das Audit kommen oder direkt starten.
Ohne Audit möglich: Dann starte ich mit einer schlanken Ist-Analyse.
Was Sie bekommen
Sechs Liefergegenstände, schriftlich vereinbart.
Kein offener Beratungsvertrag, sondern eine feste Liste. Genau diese Abgrenzung schützt Ihren Festpreis, denn was drinsteht, ist drin, und was dazukommt, entscheiden Sie vorher schriftlich.
- 01
Daten-Eingangsprüfung mit Ampel-Protokoll
In Woche 1 prüfe ich OP-Liste, Mahnhistorie, Kontenblätter und Ihre aktuellen Mahntexte. Beide Seiten unterschreiben das Ergebnis: tauglich oder nicht. Erst bei Grün beginnen meine Lieferfristen. So gibt es später keinen Streit über den Ausgangszustand.
- 02
Mahnprozess-Blaupause, an Ihr Team angepasst
Drei Mahnstufen mit Fristen, Gebühren, Eskalation und klaren Zuständigkeiten, für eine Gesellschaft, ein System, deutschsprachig. Angepasst wird gemeinsam mit Ihrem Team in festen Arbeitsterminen, damit das Wissen im Haus bleibt.
- 03
Vorlagen-Set, sofort nutzbar
Bis zu acht Vorlagen: Mahntexte je Stufe, Eskalations-Mail und ein Telefonleitfaden für das freundliche Nachfassen. Formuliert, abgestimmt und dort hinterlegt, wo Ihr Team sie im Alltag greift.
- 04
DATEV-Einrichtung, komplett im Festpreis
Mahnvorschlag aktivieren, Mahnstufen, Fristen und Gebühren parametrieren, Mahnsperren mit Verfallsdatum versehen, Vorlagen hinterlegen, Testlauf am echten Fall. Die Einrichtung des vereinbarten Mahnlaufs in DATEV ist vollständig enthalten, ohne Stundenzähler.
- 05
Team-Einweisung am echten Fall
Ihre Sachbearbeitung fährt den ersten Mahnlauf mit mir gemeinsam, am eigenen Bestand, nicht an Folien. Fragen werden dort geklärt, wo sie entstehen: im System.
- 06
Übergabe-Doku, damit es ohne mich läuft
Der komplette Prozess schriftlich: wer was wann macht, welche Einstellung wo liegt, wie eskaliert wird. Fällt jemand aus, steht der Ablauf trotzdem. Das ist der Unterschied zwischen einer Beratung und einer Struktur, die bleibt.
Im System, nicht in Folien
Die Arbeit passiert in Ihrem DATEV.
Die meisten Mahnprozesse scheitern nicht am Konzept, sondern daran, dass es nie jemand im System verankert. Deshalb endet diese Umsetzung nicht mit einem Dokument, sondern mit Einstellungen, die ab dem ersten Lauf arbeiten:
- Mahnvorschlags-Dialog aktivieren und auf einen festen Termin legen
- Mahnstufen, Fristen und Gebühren sauber parametrieren
- Mahnsperren prüfen und mit Verfallsdatum versehen, statt sie zu vergessen
- Mahntexte je Stufe im System hinterlegen
- Testlauf am echten Bestand, bevor der erste scharfe Lauf startet
Sie arbeiten mit SAP, Navision oder einem anderen System? Fachlich richte ich den Prozess dort genauso ein, der Unterschied liegt nur in der Abrechnung. Statt zum Festpreis arbeite ich zu einem vorher vereinbarten Stundensatz, in meinem üblichen Rahmen von 110 bis 140 Euro je Stunde, weil ich den Aufwand außerhalb von DATEV nicht sicher vorab kalkulieren kann.
Ablauf und Dauer
Vom Erstgespräch bis zum Prozess, der ohne mich läuft.
- 01
Erstgespräch
In 30 Minuten klären wir Lage, System und Umfang. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit Festpreis, Liefergegenständen und Terminen.
wenige Tage Vorlauf
- 02
Kickoff und Daten-Eingangsprüfung
Alle Termine werden bei Vertragsschluss fest vereinbart. In Woche 1 prüfe ich Ihre Daten, beide Seiten unterschreiben das Ampel-Protokoll.
Woche 1
- 03
Blaupause und Vorlagen
Den Entwurf der Mahnprozess-Blaupause liefere ich binnen zehn Arbeitstagen nach grünem Protokoll. Anpassung gemeinsam mit Ihrem Team, maximal zwei Korrekturrunden je Liefergegenstand.
Woche 2 bis 4
- 04
DATEV-Einrichtung und Testlauf
Ich richte den vereinbarten Mahnlauf in Ihrem DATEV ein und teste ihn am echten Bestand. Andere Systeme richte ich ebenfalls ein, dann zum vereinbarten Stundensatz statt zum Festpreis.
Woche 4 bis 6
- 05
Einweisung, erster Mahnlauf, Übergabe
Team-Einweisung am echten Fall, der erste Mahnlauf läuft, die Doku wird übergeben. Danach läuft der Prozess ohne mich.
Woche 8 bis 10
Kapazität
Ich nehme höchstens eine Umsetzung parallel an. Alle Termine stehen bei Vertragsschluss fest, das Startfenster sage ich Ihnen als Kalenderwoche zu. Das ist langsamer als ein Beraterteam und genau deshalb verbindlich.
Festpreis ohne Kleingedrucktes
Vier Regeln, die Sie so selten im Angebot lesen.
Nachträge sind der Grund, warum Festpreise oft keine sind. Diese vier Regeln stehen wörtlich im Vertrag.
Zusatzarbeiten nur nach schriftlicher Freigabe, vorab
Alles außerhalb der vereinbarten Liste kündige ich vorher schriftlich an, mit Stundenschätzung, zu 140 Euro je Stunde. Das ist die Obergrenze des Stundensatzes, der auf dieser Website steht, nachprüfbar. Dazu gilt ein vertraglicher Deckel. Nichts läuft rückwirkend auf die Rechnung.
Meine eigenen Lieferfristen stehen im Vertrag
Nicht nur Sie haben Mitwirkungspflichten, ich habe Liefertermine je Meilenstein. Verzögere ich, liefere ich ohne Mehrkosten fertig. Diese Symmetrie unterscheidet ein faires Angebot von einer Nachtragsfalle.
Nacharbeits-Zusage statt Kleingedrucktem
Der Festpreis läuft in Raten, die Schlussrate wird erst nach dem ersten echten Mahnlauf fällig. Läuft der nicht bis zum Laufzeitende, arbeite ich ohne Zusatzkosten nach. Gelingt es dann trotz Nacharbeit nicht, entfällt die Schlussrate. Rechnen wir nach Stundensatz ab, bessere ich genauso kostenlos nach, diese Stunden berechne ich nicht. Objektiv prüfbar, ohne Wenn und Aber.
Ehrliche Grenzen
Kein Inkasso, keine Rechtsberatung, kein operatives Abarbeiten der Alt-OPOS im Festpreis. Wenn Altbestände aufzuarbeiten sind, besprechen wir das offen als eigenen Auftrag. Und: Ich verspreche keine Kennzahl.
Belegte Wirkung
So sieht es aus, wenn der Prozess steht.
Beide Ergebnisse stammen aus realer Umsetzungs-Arbeit am Forderungsbestand, mit Klarnamen. Ein Referenzanruf ist auf Anfrage möglich. Und klar ist: Ihre Zahlen hängen auch an Ihren Kunden, deshalb verspreche ich keine Kennzahl, sondern einen Prozess, der sauber läuft.
minus 16 Tage ESN · Sportnahrung
Forderungslaufzeit (DSO) 54 auf 38 Tage
Mahnprozess strukturiert, Stufen und Fristen im System verankert, Team eingewiesen. Die Forderungslaufzeit fiel von 54 auf 38 Tage, der Zahlungseingang wurde planbar.
minus 98 % PROWIB · Beratung
Forderungsverluste 5,0 % auf 0,1 %
Strukturierter Mahnworkflow und konsequente Bonitätsprüfung. Aus einer Verlustquote von 5,0 % wurden 0,1 %. Die Liquidität blieb im Unternehmen, statt abgeschrieben zu werden.
12 Mandate bei zehn Unternehmen seit 2020. Acht Referenzen mit Klarnamen, auf Anfrage.
Vorab geklärt
Die Fragen, die im Erstgespräch ohnehin kommen.
Was kostet die Umsetzung?
Die Umsetzung hat einen Festpreis, den wir nach einem kurzen Erstgespräch festlegen, sobald der Umfang klar ist. Kommen Sie über das Forderungs-Audit, wird das Audit-Honorar vollständig angerechnet, innerhalb von sechs Monaten nach dem Audit. Zusatzarbeiten gibt es nur nach schriftlicher Freigabe vorab, zu 140 Euro je Stunde, mit vertraglichem Deckel.
Brauche ich zuerst das Audit?
Empfohlen, aber kein Muss. Das Audit liefert Befund, Zahlen und Maßnahmenplan, die Umsetzung baut darauf auf, deshalb die volle Anrechnung innerhalb von sechs Monaten nach dem Audit. Ohne Audit starte ich mit einer schlanken Ist-Analyse. Beide Wege führen zum selben Ergebnis: ein Mahnprozess, der läuft.
Wie viel Zeit kostet das mein Team?
Rund siebeneinhalb Stunden: ein Kickoff, drei Arbeitstermine und eine Einweisung, je maximal 90 Minuten, remote. Den Rest mache ich zwischen den Terminen. Dazu brauche ich die Daten binnen zehn Arbeitstagen nach Kickoff, einen festen Ansprechpartner und Rückmeldungen binnen fünf Arbeitstagen.
Wir arbeiten nicht mit DATEV, sondern mit SAP oder einem anderen System. Geht das?
Ja. DATEV kenne ich so gut, dass ich den Aufwand sicher kalkulieren und einen Festpreis geben kann. SAP, Navision oder andere Systeme beherrsche ich ebenfalls, dort richte ich den Prozess genauso ein, aber zu einem vorher vereinbarten Stundensatz statt zum Festpreis, in meinem üblichen Rahmen von 110 bis 140 Euro je Stunde, weil ich den Aufwand vorab nicht fest zusagen kann. Blaupause, Vorlagen, Einweisung und Doku sind vom System unabhängig, der Unterschied betrifft nur die Einrichtung.
Was passiert, wenn es bei uns intern hakt, etwa durch Urlaub oder fehlende Daten?
Dann verlängert sich die Laufzeit, transparent und ohne stillen Aufpreis. Eine einmalige Pause ist möglich. Zusatzaufwand entsteht nur, wenn Sie ihn vorher schriftlich freigeben. Was ich zusage: Meine Termine stehen bei Vertragsschluss fest, und ich nehme höchstens eine Umsetzung parallel an.
Was passiert nach der Übergabe?
Der Prozess gehört Ihnen: eingerichtetes System, Vorlagen, eingewiesenes Team, schriftliche Doku. Er läuft ohne mich. Wenn Sie danach laufende Unterstützung wollen, etwa als Vertretung oder Interim, ist das ein eigener, offener Anschluss, kein verstecktes Abo.
Wie ist die Verschwiegenheit geregelt?
Drei Säulen tragen das. Erstens eine vertragliche Verschwiegenheits-Klausel mit jedem Mandat. Zweitens ein DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Drittens das Geschäftsgeheimnisgesetz für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. NDAs unterzeichne ich vor Mandatsbeginn ohne Diskussion.
Wer ist mein Vertragspartner?
Effizienz Buchhalter GmbH, vertreten durch mich, Dennis Kulla, Finanzbuchhalter. Gewerbliche Berufshaftpflicht aktiv. Die Leistung erbringe ich persönlich, keine Junior-Übergabe, kein Account-Manager als Filter.
30 Minuten, dann wissen Sie, ob es passt.
Im Erstgespräch klären wir Lage, System und Umfang. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Festpreis und fester Liste, oder die ehrliche Aussage, dass sich die Umsetzung bei Ihnen nicht lohnt.
Honorar: Festpreis nach Erstgespräch. Beim Weg über das Forderungs-Audit wird das Audit-Honorar vollständig angerechnet, innerhalb von sechs Monaten. Vertragspartner Effizienz Buchhalter GmbH, gewerbliche Berufshaftpflicht.